A hibrid munkavégzés elterjedésével egyre többen szembesülnek azzal, hogy az iroda tereit nem használják ki igazán hatékonyan. Ki szeretne hónapról hónapra kisebb vagyont fizetni üresen álló terekért?

Ebben a bejegyzésben az irodai térkihasználás optimalizálásának első lépéseit járjuk körbe – gyakorlati példákkal, kérdésekkel és tapasztalatokkal segítve azokat, akik új irodát keresnek vagy a meglévőt alakítanák át tudatosabban.

Mielőtt új irodát keresünk, érdemes alaposan átgondolni néhány szempontot – így a bérleti díj nem kidobott pénz lesz, hanem olyan befektetés, amely hozzájárul a hatékony munkafolyamatok kialakításához és a munkatársak elégedettségéhez is.

Irodai funkciók

Első lépésként fontos, hogy világos képünk legyen arról, milyen típusú irodaterület felelne meg leginkább a cégünk működésének. Érdemes bevonni néhány kulcsembert és közösen végiggondolni, hogy a szervezet működésében melyek azok a funkciók, amelyekre az iroda közvetlen hatással van. Ilyen lehet például az ügyfélfogadás, belső rendezvények szervezése, vagy speciális helyiségek szükségessége – például teszteléshez használt számítógépek elhelyezése, labor kialakítása, vagy korlátozott hozzáférésű terek.

Ha ezeket az igényeket feltérképeztük, érdemes megkeresni azokat a kollégákat, akik az adott munkafolyamatokat végzik. Fontos, hogy beszélgessünk velük arról, hogyan zajlik a munka jelenleg, min lenne érdemes változtatni, és milyen ötleteik vannak a folyamatok jobbá, gyorsabbá vagy akár kényelmesebbé tételére.

Amikor egy ilyen beszélgetésben veszek részt, mindig meglepődöm azon, hogy milyen apró dolgokon múlik az, hogy valaki örömmel és lelkesedéssel végezze a munkáját és milyen minimális ráfordítással meg lehet szüntetni a napi bosszúságot okozó problémák nagy részét.

Az egyik projekt során például többen is jelezték, hogy a rendezvénytérhez képest fél emelettel feljebb van a teakonyha, így rendszeresen nehéz tálcákat kell cipelniük a lépcsőn. Az új irodában két megoldás is született: a teakonyhát közvetlenül a rendezvénytér mellé helyeztük, illetve terveztünk egy kis tároló zugot a konyhába, ahol két tálalókocsi is elfért, így többé nem kellett egyensúlyozni a tálcákkal.

Egy másik helyszínen a székek okoztak gondot: az extra székeket csak a legnagyobb terem végéből lehetett elővenni, így egy-egy átrendezés csak a rendezvények után, sokszor munkaidőn túl volt kivitelezhető. A következő irodában ezt egy kis székraktár kialakításával oldottuk meg, egy addig kihasználatlan folyosószakaszon.

Ezek a példák jól mutatják, hogy ha alaposan feltérképezzük az igényeket, és figyelünk a munkatársakra, akkor akár minimális költségráfordítással is jelentős előrelépést lehet elérni. Ráadásul az ilyen változtatások azt is üzenik: figyelünk egymásra.

Munkafolyamatok áttekintése

Az új irodaterület keresésének másik kulcslépése a munkafolyamatok áttekintése. Érdemes egy szervezeti ábra mentén végiggondolni, hogy kik dolgoznak szorosan együtt, hol lenne előnyös a fizikai közelség, illetve milyen átjárhatóságra van szükség egyes helyiségek között. Néha néhány lépésnyi közelség is komoly időmegtakarítást jelenthet – például ha egy vezető és az asszisztense szobája között van egy belső ajtó.

A csapatmunka és az információáramlás szempontjából is fontos lehet, hogy kik ülnek egymás közelében. Bár sok minden digitálisan zajlik, sokszor mégis a kávégép melletti beszélgetések hozzák a legjobb ötleteket vagy gyorsítják meg a döntéshozatalt.

Ugyanígy fontos átgondolni, hogy milyen terek segítik leginkább a munkát. Ha a csapat egy légtérben ül, az elősegítheti a folyamatos kommunikációt, míg más esetekben épp az elmélyült munka miatt lenne szükség csendes zónákra. Gyakori kompromisszum a „nyugi szoba” vagy kreatív tér kialakítása – ezek segítik a fókuszált munkát vagy épp az ötletelést.

Szintén felmerülhet, hogy legyen-e mindenkinek saját asztala, vagy vezessünk-e be munkaállomás-foglalási rendszert. Itt is érdemes figyelembe venni a cég kultúráját: mit támogat a jelenlegi működés, és miben lenne szükség változásra?

A tárgyalók kérdése sem mellékes: mekkora kapacitásra van szükség? Online vagy személyesen zajlanak a megbeszélések? Ha online, van-e lehetőség hangszigetelt fülkéket használni, vagy az asztaloknál is biztosítani kell az akusztikai komfortot? Szükség van tárgyalófoglaló rendszerre, kijelzőkre, hangosításra?

A tárolási igények is gyakran elkerülik a figyelmet, pedig kulcskérdés lehet. Kell-e raktár az irodaszinten, vagy elegendő egy mélygarázsban kialakított helyiség, amely költséghatékonyság szempontjából sokkal kedvezőbb? Vannak-e olyan tárgyak, amelyekhez külön födém megerősítés szükséges? Különleges helyiségek, mint például szerverszoba vagy labor esetén érdemes a vonatkozó szabályozásokat is előre áttekinteni.

Közösségi élet

Végül, de nem utolsósorban: a közösségi élet szempontjait is gondoljuk át, mielőtt nekikezdünk az ideális irodát megkeresni. Milyen események kapcsolódnak az irodához? A kollégák együtt ebédelnek, vagy inkább kijárnak? Van igény közös reggelikre, lazább meetingekre a kávézóban vagy akár a teraszon?

Egy cégvezető például azt kérte, hogy az egész – közel 1000 négyzetméteres – irodába csak egyetlen konyha kerüljön. Szerette volna, ha ez a tér valódi közösségi központtá válna. A döntés bejött: az így kialakított nagy konyha és kávézó élettel telt meg, kiváló helyszíne lett a bruchoknak, beszélgetéseknek és esti eseményeknek is. Ráadásul egy igazán inspiráló teret tudtunk létrehozni abból a költségvetésből, amit amúgy több kis teakonyhára fordítottunk volna.

Természetesen ezek a kérdések újabb kérdéseket vetnek fel – de pont így rajzolódik ki lépésről lépésre egy részletes igényleírás, amely alapján érdemes elindulni az irodapiacon, hogy megtaláljuk a csapat számára ideális helyet.

Mindez persze időigényes, és a napi feladatok mellett nem mindig jut rá elég figyelem. Ha éppen költözést tervez, és jól jönne valaki, aki végigvezet ezeken a kérdéseken, keressen bizalommal – szívesen segítek, akár az első lépésekben, akár a teljes költözési projektmenedzsment lebonyolításában.